Anticiper les enjeu(x) d'une démarche à dématérialiser

Avant de dématérialiser une démarche, il est fortement conseillé à l'administrateur fonctionnel de se poser quelques questions pour contextualiser la démarche, et notamment :

Étape 1 : Définir le besoin de dématérialiser une démarche

Le formulaire papier d'une démarche, lorsqu'il existe, constitue une source d'inspiration fiable pour envisager les informations à collecter auprès des usagers, parfois également, les rôles à attribuer aux utilisateurs à impliquer dans de ce circuit de traitement, et certaines étapes du circuit de traitement.

Son analyse est aussi l'occasion de s'interroger sur ses imperfections et les optimisations possibles.

Lorsque la démarche en projet est tout à fait nouvelle, sa modélisation offre plus de latitude - la démarche n'étant pas liée à un modèle existant - mais également plus d'incertitudes - la composition de son contenu et du circuit de traitement n'ayant pas été éprouvés.

Dans la plupart des cas, la modélisation concerne une démarche pré-existante qu'il s'agit de dématérialiser.

Étape 2 : Identifier les utilisateurs d'une démarche dématérialisée et multi-canal

Publik est un logiciel « métier » orienté « usagers » qui permet de rompre avec la logique verticale des administrations analogiques.

En connectant les experts "métier", leurs outils logiciels et leurs canaux de communication avec les usagers, Publik assure la transversalité des compétences requises pour garantir aux collectivités des téléservices publics transparents, fiables et performants.

C'est en identifier les acteurs-clés d'une démarche dématérialisée, et leurs environnements respectifs, que l'administrateur fonctionnel pourra conceptualiser un grand nombre des impératifs de la démarche qu'il s'apprête à dématérialiser.

Les usagers, au coeur des démarches

L'avènement des démarches dématérialisées s'accompagne d'un changement de prisme du service public. C'est du point de vue de l'usager que sont désormais pensées les démarches administratives : ce sont les besoins des usagers, bien plus que le fonctionnement interne d'une collectivité qui doivent orienter le service public.

Les agents "métier" d'une démarche

Étape 3 : Cerner les cadres d'une démarche

Cadre "métier"

S'aligner sur les "Service Vaut Accord".

Cadre réglementaire

Dans le cadre du développement des téléservices et des échanges électroniques entre collectivités et usagers, les autorités administratives doivent garantir la sécurité de leurs systèmes d’information en charge de la mise en œuvre de ces services.

Étape 4 : Fixer des objectifs pragmatiques au projet de dématérialisation de la démarche

* Diminuer le temps d'instruction d'une démarche.

* Susciter plus de demandes électroniques pour une démarche.

* Diminuer le temps d'instruction d'une démarche.

* Augmenter la collaboration entre usagers et collectivité (dans le cadre de démarches de "signalement" par exemple).

* Etc.

Une fois contextualisé, le projet de dématérialisation d'une démarche peut se concevoir de manière opérationnelle.

L'administrateur fonctionnel est en effet en mesure de Fabriquer un (télé)formulaire avancé, de Fabriquer un workflow avancé, et de les combiner pour dématérialiser, de la manière la plus économe possible, la démarche en projet.