Le guide de l'administrateur fonctionnel

L'administrateur fonctionnel d'une collectivité a pour mission de dématérialiser des démarches administratives.

Une démarche dématérialisée se compose d'un (télé)formulaire, destiné à emprunter un circuit de traitement, appellé workflow qui implique les interventions d'usagers et d'agents, définis selon la ou des fonction(s) et/ou le ou les rôle(s) qui leur aura été attribué(s).

Chaque démarche dématérialisée se compose d'un (télé)formulaire propre. En revanche, une démarche peut reposer sur le même circuit de traitement qu'une autre démarche, ce qui facilite grandement la dématérialisation de démarches qui reposent sur un workflow existant au sein du "Listing des workflows".

Dématérialiser et publier une démarche à partir d'un workflow existant en 10 minutes — Le Portail Agent de Publik permet à l'administrateur fonctionnel de fabriquer et de mettre en production une démarche très facilement à partir d'un workflow existant.

Dématérialiser une démarche administrative

Le (télé)formulaire d'une démarche dématérialisée est destiné à être saisi (par l'usager lui-même ou par un agent d'accueil) pour formaliser une demande d'usager traitable par un gestionnaire.

Le workflow formalise quant à lui le circuit de traitement que les demandes relatives à une démarche sont vouées à emprunter. Il indique les étapes de traitement qu'elles doivent atteindre pour assurer leur progression, ainsi que les opérations qui doivent être réalisées à chacune d'elles, pour aboutir à leur clôture.

Le rôle d'un utilisateur définit ses droits, en tant qu'usager, à saisir un (télé)formulaire; et en tant qu'agent, à instruire et à opérer des actions à chaque étape du workflow, pour orienter la progression d'une demande en cours de traitement.

Pour s'assurer que la dématérialisation d'une démarche s'adapte aux besoins spécifiques de la collectivité et de ses utilisateurs, l'administrateur fonctionnel a tout intérêt à les anticiper.

Anticiper les enjeu(x) d'une démarche à dématérialiser

Publik permet de combiner deux méthodes de dématérialisation, appliquables pour chacun des composants d'une démarche (formulaire, workflow, rôle) à fabriquer: "créer ex nihilo" un composant ou "recycler" un composant existant.

Configuré par défaut pour des besoins élémentaires, Publik propose des fonctionnalités susceptibles d'offrir une personnalisation poussée des formulaires, workflows et rôles d'utilisateurs, une fois ceux-ci dématérialisés.

Fabriquer un (télé)formulaire avancé — La Fabrique de formulaires du Portail Agent permet de dématérialiser un (télé)formulaire, de paramétrer ses contenus et de définir sa structuration ainsi que ses modalités de publication.

Fabriquer un workflow avancé — La "Fabrique de workflows" du Portail Agent permet de dématérialiser un workflow, c'est-à-dire, de déterminer la succession des étapes et les actions requises à chacune d'elle pour assurer la progression d'une demande qui aurait intégrer ce workflow.