Le workflow d'une démarche formalise le circuit de traitement que les demandes d'usagers relatives à cette démarche sont vouées à emprunter.
Il indique les étapes de traitement qu'elles doivent atteindre pour assurer leur progression, ainsi que les opérations qui doivent être réalisées à chacune d'elles, pour aboutir à leur clôture.
Le workflow assure ainsi la gestion électronique d'un processus métier.
La fabrication d'un workflow s'effectue en activant La brique "Fabrique de workflows" depuis Le menu principal du Portail Agent.
S'inspirer d'un modèle de workflow existant constitue la stratégie de fabrication d'un nouveau workflow la plus économe.
L'administrateur fonctionnel peut puiser parmi les workflows du "Listing de workflows", ou stockés ailleurs, et les adapter pour en fabriquer de nouveaux.
Dans tous les cas, un workflow dématérialisé à partir d'un workflow existant hérite de ses caractéristiques.
C'est pourquoi, le choix de ré-utiliser un workflow existant n'est pertinent que lorsque qu'il implique peu, voire pas, d'adaptations fastidieuses pour engendrer le nouveau workflow.
À défaut d'un modèle satisfaisant, l'administrateur fonctionnel devra créer de toute pièce le workflow.
Une fois importé, dupliqué ou créé ex nihilo, il est alors temps de :
* Configurer les statuts du workflow,
* Affecter un élément à un statut,
* Éditer les éléments affectés à un statut,
* Paramétrer les fonctions des utilisateurs du workflow,
* et/ou Définir les variables de workflow.
La création d'un statut au sein d'un workflow, la configuration de ses propriétés, ainsi que sa suppression s'effectue depuis la barre latérale de la page "Détail" du workflow.
L'administrateur fonctionnel a également la possibilité de configurer ses propriétés :
* Changer le caractère final du statut,
* Changer la visibilité du statut,
Les paramètres spécifiques à un élément sont explicités sur la page du type de l'élément à éditer.
Ces paramètres sont éditables depuis le plan de travail de la page "Détail" d'un statut, en cliquant sur l'élément à paramétrer.