Les statuts d'un workflow et ses propriétés
Un workflow formalise le processus "métier" d'une démarche, sur lequel repose le traitement des demandes relatives à la démarche.
Parmi les caractéristiques constitutives d'un workflow, figurent ses "statuts possibles". Ceux-ci formalisent les étapes qu'une demande d'usager doit atteindre pour progresser au sein de son workflow.
Chaque statut peut être doté de propriétés.
De cette manière, la collectivité peut automatiser le traitement les demandes d'usager.
La création d'un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page "Détail" du workflow à fabriquer.
Propriétés d'un statut
Une fois un statut créé, l'administrateur fonctionnel dispose de la possibilité de configurer un certain nombre de ses propriétés.
L'édition des propriétés d'un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page d'édition de ce statut.
Le nom d'un statut
Le nom du statut identifie le statut.
Il permet d'indiquer le statut qu'occupe une demande au gestionnaire en charge de son traitement, à l'agent d'accueil qui aurait à renseigner l'usager sur l'état de progression de sa demande, et à l'usager lui-même lorsqu'il consulte sa page d'accueil sur le Portail Citoyen-Usager.
Publik est conçu pour garantir aux usagers d'une collectivité un traitement transparent et fluide de leurs demandes.
C'est dans cette logique que doit donc être aussi pensé le "nom d'un statut".
Il est donc décisif de rendre compréhensible à travers ce nom, la signification d'un statut.
Exemples de "nom de statut" :
"Reçu", "En attente de pièce complémentaire", "Refusé", "Validé", "Terminé".
D'autres moyens sont offerts pour assurer un suivi de qualité entre une collectivité et ses usagers. Il s'agit d'éléments de type interactions humaines affectables à un statut :
Le caractère final d'un statut
Par défaut, un statut a un caractère final s'il ne peut déboucher sur aucun autre statut.
Un statut peut cependant avoir un "caractère final", même s'il peut déboucher sur un autre statut.
Exemple :
Le statut "Terminé", qui signifie qu'une demande est clôturée, c'est-à-dire instruite, peut déboucher, après un délai légal, conformément aux règles de la vie privée, au statut "Anonymiser" qui a pour effet la suppression des données personnelles saisies dans le (télé)formulaire de la demande.
La visibilité d'un statut
Par défaut, tous les statuts qu'atteint une demande sont communiquées à l'usager qui l'a introduite, sur sa page d'accueil sur le Portail Citoyen-Usager.
Pour lui masquer un statut, il suffit de changer la visibilité de celui-ci.
Exemple :
La page "Détail" du Workflow par défaut :
Le statut "Juste envoyé" est signalé d'une barre bleue qui indique qu'il n'est pas visible par les usagers ayant introduits une demande relative à une démarche associée au workflow par défaut.
La couleur d'affichage d'un statut
Attribuer une couleur à un statut permet de discriminer les statuts entre eux visuellement, autrement dit de discriminer les demandes entre elles en fonction de leur état de progression, plus ou moins avancé.
C'est particulièrement utile aux gestionnaires qui travaillent à partir du "Tableau de bord des demandes d'une démarche" ou depuis la "Vue globale" du "Listing des démarches".
Pour soutenir les gestionnaires dans leur mission de traitement des demandes, l'administrateur fonctionnel doit penser le choix de couleur d'un statut en ayant en tête qu'elle est censée faciliter l'identification des statuts des demandes, un critère décisif pour le gestionnaire dans son choix d'une demande à instruire. En effet, parmi toutes les demandes à instruire, le gestionnaire doit évaluer lesquelles sont, d'un point de vue stratégique, les plus pertinentes. Parmi ses impératifs figure celui de traiter les demandes dans un temps le plus court possible.
Il est donc fortement conseillé de prévoir un code couleur plutôt que d'opter pour une couleur arbitrairement. Un code couleur permet en effet de distinguer entre eux les statuts selon une logique :
Exemple de logique:
Attribuer une couleur froide ou une couleur chaude peut aider le gestionnaire à distinguer les demandes en début de traitement de celles qui approchent du terme de leur instruction.
Attribuer une même couleur à des statuts de noms différents mais qui ont tous un caractère final peut aider le gestionnaire à visualiser les demandes instruites.
Le texte d'information backoffice
Un éditeur de texte riche permet de rédiger une description de la finalité du statut.
Il est destiné au gestionnaire qui s'apprête à faire évoluer le statut d'une demande depuis la vue "Détail" de cette demande en cliquant sur le bouton du statut que ce texte décrit.
Il a pour fonction de soutenir le gestionnaire dans son choix en explicitant ce qu'induit l'activation du bouton du/des statut/s possible/s.
Il est fortement conseillé d'accompagner chaque statut d'un texte d'information pour éviter les erreurs d'interprétation d'un statut.
Les statuts marquent les étapes de progression d'une demande. Le changement de statut d'une demande est tributaire d'élements affectés à chaque statut par l'administrateur fonctionnel.
Ils permettent de définir :
* Type "Saut" (d'un statut à un autre),