L'élément "Enregistrer dans le journal", de type Type "Interactions humaines possibles à chaque statut" a pour effet l'inscription d'un commentaire, au sein du Journal d'une demande d'usager.
Cette action permet de rédiger un texte qui intègrera l'historique d'une demande, accessible aussi bien à l'usager de la demande qu'au(x) gestionnaire(s) habilités à traiter la démarche dont elle résulte.
L'ajout de cet élément à un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page "Détail" du statut à configurer.
Dans la vue graphique d'un workflow, l'élément "Enregistrer dans le journal" est symbolisé par une boucle fléchée, indiquant, le statut affecté de cet élément.
Le commentaire enregistré dans le Journal d'une demande d'usager vise à fournir une information contextuelle relative au statut occupé par une demande d'usager, au même titre que l'élément "Afficher un message".
Ce qui distingue ces deux éléments, c'est la perennité du texte informatif, assurée ou non : l'affichage d'un message dure tant que la demande occupe le statut affecté de l'élément "Afficher un message"; tandis que le contenu du commentaire issu de l'élément "Enregistrer dans le journal" figurera à jamais au sein de l'historique du processus de traitement d'une demande d'usager.
Ce distinguo étant posé, le choix pour l'un ou l'autre de ces éléments découle de l'objectif visé par l'administrateur fonctionnel - rendre compréhensible un statut, ou archiver une information contingeante à un statut; et oriente la rédaction du texte pour chacun d'eux :
Le Journal d'une demande d'usager a pour fonction d'offrir une vue synthétique de l'historique de progression d'une demande d'usager selon une ligne de temps : le commentaire intégré à ce journal via l'élément "Enregistrer dans le journal" sera d'autant plus pertinent qu'il complètera l'historique de progression des statuts d'une demande sans gréver la vue synthétique qu'il est censé offrir.
Le message de l'élément "Afficher un message" n'est pas contraint par un format synthétique et peut, au contraire, emprunter un mode descriptif pour expliciter ce qu'induit un statut.
Une demande d'usager relative à la démarche "Demande de permis d'urbanisme" qui atteindrait le statut "Passage en commission" aurait comme :
* Message affiché : "Votre demande requiert un passage devant une commission, composée de [...], et chargée d'évaluer la recevabilité de votre demande de permis d'urbanisme. Les critères d'octroi d'un permis d'urbanisme sont les suivants : [...]. Le passage en commission d'une demande de permis d'urbanisme implique un délai de [...] jours ouvrables. À l'issue de ce délai, vous recevrez un message pour vous informer que votre demande a été acceptée ou refusée."
* Commentaire enregistré dans le journal de la demande : "Président de la commission : Mr [...]."
L'édition des paramètres d'un élément s'effectue depuis le plan de travail de la page d'édition de l'élément accessible en cliquant sur le bouton "Éditer" associé à l'élément à éditer listé sur la page "Détail" du statut que cet élément configure.
L'étape d'édition de l'élément "Enregistrer dans le journal" est la suivante :
Rédiger le commentaire.
L'interaction humaine entre un usager et sa collectivité peut se réaliser par l'intermédiaire d'autres éléments :