L'élément "Afficher un formulaire", de type Type "Interactions humaines possibles à chaque statut" peut être nécessaire pour demander des informations supplémentaires à l'usager qui a introduit une demande, ou pour qu'un agent complète la demande de l'usager avec des informations internes.
L'élément « Afficher un formulaire » répond à ce genre de besoin, en permettant à l'administrateur fonctionnel de soumettre à l'usager dont la demande atteint un certain statut, un formulaire "de workflow", composé par ses soins de champs à saisir pour obtenir de la part de l'usager des informations supplémentaires.
Opter pour cet élement plutôt que l'élément "Permettre un commentaire" lorsque les données attendues de la part de l'usager ou de la collectivité nécessitent d'être stockées et structurées à l'aide de champs à saisir, potentiellement accessibles et exploitables via des variables de substitution.
* La pertinence d'une démarche dématérialisée se mesure au nombre de demandes d'usagers qu'elle suscite. Ce nombre dépend, entre autres, de la pertinence des champs à saisir du (télé)formulaire soumis aux usagers pour introduire une demande. Lorsqu'une démarche implique une réponse d'usager minoritaire, nécessitant l'obtention de sa part d'informations complémentaires, l'administrateur fonctionnel peut décider de les solliciter au moment où elles sont requises, c'est-à-dire, lorsque sa demande atteint un statut qui n'évoluera que si la collectivité dispose d'informations complémentaires. De cette manière, la collectivité évite à la majorité des usagers de la démarche d'être soumis à des champs à saisir pour introduire une demande qui ne correspondent pas à leur profil. À l'inverse, la collectivité peut s'adapter à des usagers particuliers en leur permettant d'effectuer une demande susceptible de respecter certaines singularités.
* À l'instar d'un « cadre réservé à l'administration », typique des formulaires papier, l'administrateur fonctionnel peut prévoir que la progression du traitement du téléformulaire d'une demande sera tributaire de la saisie d'un formulaire par un agent de collectivité.
L'ajout de cet élément à un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page "Détail" du statut à configurer.
Dans la vue graphique d'un workflow, l'élément "Afficher un formulaire" est symbolisé par une boucle fléchée, indiquant, le statut affecté de cet élément.
L'édition des paramètres d'un élément s'effectue depuis le plan de travail de la page d'édition de l'élément accessible en cliquant sur le bouton "Éditer" associé à l'élément à éditer listé sur la page "Détail" du statut que cet élément configure.
Les étapes d'édition de l'élément "Afficher un formulaire" sont les suivantes :
Pointer et ajouter chaque fonction et/ou rôle d'utilisateur destiné à saisir le formulaire, au sein d'une liste déroulante.
Attribuer un Nom de variable au formulaire à afficher.
Publik dispose d'un système générique appelé Variables de substitution qui permet de faire référence, à l'aide d'une formule, à la valeur d'un champ saisi au sein d'un formulaire.
Pour accéder à la valeur d'un champ, il faut préciser le formulaire au sein duquel la valeur a été saisie; et le champ, au sein de ce formulaire, dont la valeur doit être exploitée.
Chaque formulaire constitue un ensemble de valeurs qui composent un environnement, tel que le système, le formulaire d'une demande d'usager, ou encore le profil d'un usager.
D'un point de vue syntaxique, la référence à la valeur d'un champ doit comporter comme préfixe le Nom de variable de l'environnement du champ dont la valeur doit être exploitée; et comme suffixe, le Nom de variable du champ lui-même.
Lorsque le formulaire d'un champ dont la valeur doit être accessible ne constitue pas un environnement que le répertoire des Variables de substitution a prévu, l'administrateur fonctionnel devra lui attribuer un Nom de variable pour l'identifier en tant qu'environnement. Logiquement, il lui faudra également attribuer un Nom de variable pour chacun des champs de ce nouvel environnement dont la valeur devra être accessible.
La référence à la valeur d'un champ d'un environnement créé par l'administrateur fonctionnel s'écrira avec la syntaxe suivante :
nom_de_variable_de_l_environnement_du_champ_var_nom_de_variable_du_champ
L'élément "Afficher un formulaire" induit la création d'un "formulaire de workflow", un environnement non répertorié parmi les Variables de substitution, qui nécessite donc la définition d'un Nom de variable pour le doter d'un identifiant capable de lui faire référence.
Ce Nom de variable constituera le préfixe de la formule qui permettra de faire référence à la valeur d'un des champs de ce "formulaire de workflow".
Éditer les champs du "formulaire de workflow", en cliquant sur le lien "Éditer champs".
L'interface pour définir les champs d'un "formulaire de workflow" est identique à celle utilisée pour (Re-)Composer les champs du (télé)formulaire d'une démarche.
* Tous les types de champs, à l'exception du champ Nouvelle page sont sélectionnables.
* Pour un champ de type "Fichier", la variable qui fera référence au fichier contiendra le nom du fichier.
* L'adresse d'un fichier peut également être pointée au sein d'une variable selon la formule suivante :
variable du formulaire_var_variable du champ_url
Il est important de préciser le Nom de variable d'un champ pour que la valeur qui sera renseignée pour celui-ci soit accessible grâce à la formule :
nom_de_variable_de_l_environnement_du_champ_var_nom_de_variable_du_champ
L'interaction humaine entre un usager et sa collectivité peut se réaliser par l'intermédiaire d'autres éléments :
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