Le Portail Agent de Publik constitue l'interface de gestion des démarches dématérialisées des collectivités.
Il est adaptatif. Autrement dit, l'environnement de travail des agents connectés sur le Portail Agent diffère selon leurs missions respectives. En effet, différentes briques et modules logiciels composent Publik pour répondre à des besoins fonctionnels spécifiques: dématérialiser une démarche, traiter une demande d'usager, personnaliser les droits d'accès des utilisateurs, modifier l'apparence du Portail Citoyen, entre autres exemples.
Plusieurs profils d'utilisateurs "Agent" sont ainsi définis en fonction de leurs missions et peuvent conditionner, sous forme de permissions, l'accès aux briques logicielles de Portail Agent.
La segmentation en profils d'utilisateurs "Agent" est dans une certaine mesure factice. Elle n'a de sens que pour distinguer entre elles les missions et les briques logicielles dévolues à celles-ci.
Il est en effet tout à fait possible qu'un même agent cumule les missions attribuées à l'un comme à l'autre profil. Chaque collectivité dispose ainsi de la possibilité de créer des profils d'utilisateurs "Agent" plus ou moins transversaux, et plus ou moins permissifs : l'accès d'un agent à une brique peut en effet être restreint à une fonction consultative.
L'agent d'accueil dispose pour se faire de la brique logicielle suivante :
Le gestionnaire connecté est chargé de traiter les demandes des usagers, quel que soit le canal de transmission (téléphone, courrier papier ou électronique, web, etc) de ces demandes.
En effet, qu'elles aient été introduites par téléphone, par courrier, ou encore par courriel, par exemple, le Portail Agent les centralise toutes, sous la même forme dématérialisée : le téléformulaire, qu'il ait été saisi par l'usager lui-même ou par un agent d'accueil.
À chaque téléformulaire saisi correspond donc une demande d'usager relative à une démarche administrative. Ainsi, le signalement d'un nid de poule de Madame Dupont, par l'intermédiaire d'un (télé)formulaire, constitue une demande relative à la démarche que l'administrateur fonctionnel aura décider d'intituler "Signalement de voirie" et d'associer à un type de workflow, c'est-à-dire à un circuit de traitement.
Le gestionnaire est l'agent chargé de faire évoluer cette demande au sein de son workflow, jusqu'à ce qu'elle soit instruite.
Pour traiter les demandes relatives aux démarches dont il a la charge, le gestionnaire dispose d'un accès, sans restriction, aux fonctionnalités des briques logicielles suivantes :
Le guide du gestionnaire détaille comment planifier, sélectionner, instruire et évaluer la prise en charge des demandes d'usagers.
L'administrateur fonctionnel connecté est chargé de fabriquer le (télé)formulaire destiné à être saisi pour formaliser une demande d'usager; et de fabriquer le workflow, c'est-à-dire le circuit de traitement, qu'intègreront les (télé)formulaires saisis pour être traités par le gestionnaire.
L'administrateur fonctionnel dispose pour se faire des briques logicielles suivantes :
L'accès à certaines fonctionnalités peut être restreinte.
Le guide de l'administrateur fonctionnel détaille comment fabriquer un (télé)formulaire, un workflow, mettre en production une démarche et partager une démarche.
L'administrateur technique dispose pour se faire des briques logicielles suivantes :
L'accès à certaines fonctionnalités peut être restreinte.