Le gestionnaire d'une collectivité a pour mission de traiter les demandes d'usagers, saisies au sein d'un (télé)formulaire, qui résultent de la ou des démarche(s) dont il a la charge.
Le traitement des demandes s'effectue en activant La brique "Traitement" depuis le menu principal du Portail Agent.
Une demande d'usager à traiter est destinée à suivre un circuit de traitement, appelé workflow. Celui-ci formalise les étapes à atteindre, dits statuts et les actions à effectuer à chacune d'elle, pour assurer la progression de l'instruction d'une demande.
La mission du gestionnaire est donc de faire évoluer le statut d'une demande réceptionnée en faisant en sorte que les actions requises par un statut soit réalisées; et ce jusqu'à qu'elle atteigne un statut final.
Le paramétrage d'un workflow, sous forme de statuts et d'actions (appellés également éléments) est à la charge de l'administrateur fonctionnel.
L'ergonomie de Publik est conçue pour le métier du gestionnaire : sélectionner les demandes à traiter en fonction de critères, les instruire et évaluer l'évolution du volume et du taux de traitement de ces demandes.
Les démarches à charge du gestionnaire, et par conséquent, les demandes d'usagers qu'elles induisent, dépendent des permissions que lui aura octroyé l'administrateur fonctionnel.
Le gestionnaire connecté dispose de deux espaces pour visualiser les demandes d'usagers à sa charge.
Des outils sont mis à disposition du gestionnaire pour lui permettre d'orienter son choix d'instruction vers l'une des demandes en fonction d'indicateurs-clés.
Une fois sélectionnée, une demande d'usager est susceptible d'être instruite par le gestionnaire en charge du traitement de celle-ci.
Pour faciliter l'instruction des demandes, Publik met à disposition du gestionnaire Le "Détail d'une demande", à partir duquel il peut :
Les demandes associées à une démarche sont listées dans Le "Tableau de bord des demandes d'une démarche".
Il est possible d'exporter ce tableau de bord, qu'il soit ordonné, personnalisé, filtré, et/ou interrogé.